School Rubric

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Reflexiones sobre el cambio del sistema

El cambio siempre genera incertidumbre, lo que a su vez genera vulnerabilidad. La vulnerabilidad y la incertidumbre pueden ser inquietantes para los empleados y otras partes interesadas en una organización. En mi caso: en un entorno escolar, el cambio del sistema afecta no sólo a los empleados (personal docente y no docente), sino también a los estudiantes y padres; y potencialmente a otros miembros de la comunidad. Recuerda, que la mayoría de las personas necesitan de una estabilidad para ver su camino; su futuro en la organización, por lo que cualquier tipo de cambio, ya sea grande o pequeño, provoca una sensación inquietante. El desafío cuando lideras un cambio, no es sólo gestionar el cambio en sí, resulta más importante, gestionar a las personas a través de ese cambio. Entonces sería esencialmente: cambio de sistema = cambio de personas.

Antes de aterrizar el tema en la Escuela Internacional de Curitiba (ISC), sabía que sería el responsable de investigar y lanzar un nuevo Sistema de Información Escolar (SIS). Para aquellos de ustedes que no están en el mundo de la educación, el SIS se utiliza para administrar una amplia gama de datos de estudiantes. Gracias al uso del SIS se hace posible proporcionar las capacidades para registrar a los estudiantes en los cursos, documentar, rastrear calificaciones, transcripciones, crear horarios de los estudiantes, tomar y monitorear la asistencia, la demografía y muchas otras necesidades de datos relacionados con los estudiantes en una escuela. Todas las partes interesadas de una comunidad escolar acceden a este sistema, incluidos los maestros, administradores, personal de secretaría, estudiantes y padres. La introducción de un nuevo SIS sería uno de los proyectos más grandes que había emprendido en mi carrera e impactaría en muchas facetas de la escuela.

Todas las partes interesadas de una comunidad escolar acceden a este sistema, incluidos los maestros, administradores, personal de secretaría, estudiantes y padres. La introducción de un nuevo SIS sería uno de los proyectos más grandes que había emprendido en mi carrera e impactaría en muchas facetas de la escuela.
Todas las partes interesadas de una comunidad escolar acceden a este sistema, incluidos los maestros, administradores, personal de secretaría, estudiantes y padres. La introducción de un nuevo SIS sería uno de los proyectos más grandes que había emprendido en mi carrera e impactaría en muchas facetas de la escuela.

Un par de datos claves con respecto a nuestra situación única en ISC. Primero: terminamos comprando tres productos de PowerSchool (PS); su SIS, su sistema de gestión de aula, denominado Unified Classroom (UC), junto a su software de inscripción. El sistema de gestión de la clase reemplazaría a Google Classroom (nuestro sistema actual). UC está destinado a maestros, estudiantes y padres. Se utiliza para cargar tareas y materiales de clase, para evaluar estas tareas una vez que los estudiantes están completos, y como una herramienta de retroalimentación y comunicación entre maestros, estudiantes y padres.

Ahora, puede parecer contraproducente probar y lanzar varias piezas de software al mismo tiempo, ¿por qué no implementarlas durante varios años? Acercarse a este cambio de sistema con un enfoque de pensamiento sistémico, fue una parte importante del proceso. Para mí, esto significa ver cómo estos nuevos sistemas que estábamos comprando afectarían a todas las divisiones, departamentos y partes interesadas de la escuela y la comunidad escolar. Y cómo esto afectaría su interconexión y funcionalidad. Como Shaked y Schechter (2017) afirman, “el pensamiento de sistemas proporciona un marco práctico más amplio que las escuelas pueden emplear como mejor les parezca, en una variedad de áreas, durante la vida escolar diaria. Proponemos que el pensamiento sistémico pueda servir como un punto de vista sobre el liderazgo escolar, una forma de apreciar y abordar casi todos los problemas dentro de la escuela”. Al acercarse a la toma de decisiones de esta manera, invariablemente conduce a un “enfoque sin vueltas” donde se pueden tomar decisiones acertadas.

Lanzamos nuestro nuevo SIS, PowerSchool, en agosto de 2019, pero nuestro viaje hacia este lanzamiento comenzó en agosto de 2018. Inició, como cualquier gran empresa debería, con una gran cantidad de investigación. El equipo de TI redujo los tres SIS que íbamos a examinar a tres opciones antes de comenzar nuestra investigación. Estos fueron Rediker, PowerSchool (PS) y Veracross. Elegimos estos tres por razones muy particulares; Rediker, porque ISC lo había examinado el año anterior y ya se había iniciado una conversación con ellos para crear una asociación, PS, porque eran líderes en el espacio del mercado global, y yo, personalmente había tenido experiencia con ellos en mi escuela anterior, Korea International School y, por último, elegimos Veracross, porque también eran uno de los mejores SIS en el mercado global y conocíamos también a  otras escuelas internacionales que tuvieron éxito con ellos. Después de más de 80 horas de investigación (que incluyó visitar escuelas usando estos programas), terminamos seleccionando PS. Nuestra presentación al Equipo de Liderazgo se encuentra aquí. Elegimos PS por varias razones: la variedad de servicios prestados, la reputación global, su tecnología de punta y el precio.

La primera parte de 2019, se gastó en nuestra fase de implementación mientras nos preparábamos para poner en marcha el sistema, presentándose a padres, estudiantes y maestros. No quiero pasar demasiado tiempo hablando de esta parte del proceso, porque ese no es el enfoque de esta publicación en el blog, pero en términos de SIS y UC, la capacitación y la preparación fueron bastante fluidas. Involucró muchas sesiones en línea con expertos en PS, e incluso tuvimos un entrenador que estuvo en ISC durante 7 días para pasar tiempo con partes interesadas seleccionadas. La pieza de inscripción de estudiantes no fue tan fácil y todavía está en la fase de desarrollo / implementación, pero esa historia es para otra publicación. En segundo lugar, junto con la implementación de tres nuevas piezas de software, también hicimos el cambio de un sistema de calificación tradicional a una calificación de referencia estándar.

Para el resto de esta pieza, utilizaré un marco de trabajo sobre el cambio del sistema para dar forma a mi escritura. The Knoster Model for Managing Complex Change de Timothy Knoster ha existido durante bastante tiempo y es un marco confiable para desarrollar, dar forma y evaluar el cambio del sistema.

Nos pusimos en marcha con PS y UC en agosto de 2019 durante toda la capacitación del personal, antes de que los estudiantes regresaran a la escuela. En el transcurso del semestre, hubo mucha capacitación para estudiantes, padres y maestros. Este entrenamiento tomó muchas formas. Para los maestros, los teníamos en una caja de arena, o practicamos en el aula antes de comenzar a trabajar, teníamos capacitación en persona en las reuniones de personal y después de la escuela, creamos un sitio web con videos, otros recursos y materiales de capacitación. Para los estudiantes, ingresamos a las aulas con el fin de capacitarlos, y a medida que formábamos a los maestros, confiamos en ellos para capacitar a los estudiantes. Para los padres, hubo muchas sesiones matutinas y vespertinas para enseñarles el nuevo sistema.

Al observar el modelo de Knoster, y confirmar si todas las piezas están en su lugar, un cambio de sistema sería “exitoso”. Diré que el “éxito” se verá diferente para todos y, a menudo, es difícil de definir. Pero si me hubiera preguntado al comienzo del año escolar, habría definido el éxito con PS y UC como un lanzamiento sin problemas, la capacidad para que todos los interesados ​​se sientan cómodos con el software y nuestro cambio a la calificación referenciada de estándares para integrarse bien con PS y UC. Para fines del primer semestre (diciembre de 2019), creo que el lanzamiento de PS / UC podría considerarse un éxito.

Visión

La visión comenzó incluso antes de llegar a ISC. La necesidad de un cambio de sistema fue establecida por nuestro Director de Escuela (HOS), el Dr. Michael Boots, quién sabía en ese momento que el SIS actual no era lo suficientemente sólido y práctico para una escuela en crecimiento. Además, con el cambio a la calificación referida a los estándares, la escuela iba a necesitar un SIS que respondiera a este requisito. Boots ha compartido esta visión con el equipo de liderazgo de toda la escuela, que a su vez la había compartido con sus departamentos / divisiones. Cuando llegué a la escuela en agosto de 2018, mi trabajo consistía en compartir esta visión (algo que ya había hecho a través del proceso de la entrevista), y seguir pintando y haciendo realidad esta visión para la escuela. Creo que esta fue un área en la que lo hicimos extremadamente bien, como señala Knoster, sin una visión y un objetivo final, las personas sienten confundidas. De todo corazón, diré que antes y durante el lanzamiento, la visión fue extremadamente clara y articulada en numerosas ocasiones. Como el Dr. Boots dice a menudo: “No se puede comunicar en exceso”.

Creo que esta fue un área en la que lo hicimos extremadamente bien, como señala Knoster, sin una visión y un objetivo final, las personas sienten sentimientos de confusión.
Creo que esta fue un área en la que lo hicimos extremadamente bien, como señala Knoster, sin una visión y un objetivo final, las personas sienten sentimientos de confusión.

Incentivos

Incentivos es una palabra interesante para mí. Marriam-Webster define los incentivos como: algo que incita o tiende a incitar a la determinación o la acción. Según el modelo de Knoster sin él, como organización experimentamos resistencia al cambio. En nuestra situación, gran parte del incentivo tenía que ver con la aceptación de la visión establecida por el HOS y mi persona, así como por los directores de división y otros líderes de toda la escuela. No hubo bonificación ni aumento monetario por participar en el cambio del sistema, pero existía el simple hecho de que estábamos haciendo el movimiento porque era lo mejor para todos los estudiantes. El incentivo en este caso, en mi opinión, tenía más que ver con la motivación interna que con cualquier otra cosa. En este sentido, de ahí surgieron algunos de los desafíos. Como sabemos, nunca se obtendrá una compra del 100% en ninguna iniciativa. Si tienes el apoyo de la mayoría, entonces eres bueno para seguir adelante. Y para aquellos que fueron adoptadores tardíos, aquí es donde entra en juego tener conversaciones difíciles, y el equipo de liderazgo tiene la tarea de hablar con esas personas y compartir la visión nuevamente. Una vez que se llegó a un entendimiento compartido, los adoptantes tardíos pudieron avanzar.

Recursos

El modelo de Knoster señala que sin recursos, puede haber una sensación de frustración. Desde la perspectiva del equipo de IT, sabíamos que teníamos un presupuesto ajustado con capacitación y este era el principal recurso que necesitábamos para hacer el trabajo. Tuvimos un entrenador que vino al ISC para capacitar a un pequeño grupo de maestros, administradores, secretarias y el equipo de IT. También sentimos que el tiempo era otro recurso valioso, especialmente a medida que se acercaba la fecha límite. Esta fue un área con la que no tuvimos que luchar, ya que habíamos comenzado el proceso muy temprano y PS ayudó con un cronograma detallado para el lanzamiento. Uno de los otros recursos que aprovechamos fueron otras escuelas en el país y la región que actualmente usaban PS. Estos recursos humanos fueron extremadamente útiles, especialmente, a medida que nos acercamos a nuestra fecha de lanzamiento y cuando realmente lo lanzamos. Para nuestro personal, estudiantes y padres, desarrollamos un sitio web de PS y UC que estaba lleno de recursos de PowerSchool y otros que hemos desarrollado para apoyar el aprendizaje, como tutoriales paso a paso. A medida que el equipo de IT se sintió más cómodo con PS y UC, nos convertimos en el principal recurso para los maestros, y esto fue de gran ayuda.

Habilidades

La ansiedad por la falta de habilidades golpeó al equipo mucho antes de lanzar. Al ser un grupo de alto funcionamiento y ser vistos como expertos, nuestro equipo de IT obviamente quería preservar esta reputación. Tan pronto como se tomó la decisión de pasar a PS, los tres que serían en gran parte responsables de PS / UC comenzamos a desarrollar nuestro propio plan de capacitación. Sabíamos que, como parte de nuestro paquete de compra, recibiríamos capacitación de PS, pero queríamos más, por lo que nos sentimos 100% cómodos como la cara de PS para ISC. Solicitamos sesiones en línea con otras escuelas de la región que eran usuarios experimentados de PS y en marzo de 2020 dos de nosotros asistimos a PS University. Dicho esto, el enfoque de las habilidades no era nuestro equipo, sino los estudiantes, los maestros y los padres. En nuestra capacitación de orientación antes del comienzo del año escolar, nos dieron 8 horas para capacitar al personal. Esta fue una gran cantidad de tiempo, dado que el tiempo total de orientación suele ser de aproximadamente 32 horas antes de que los estudiantes comiencen la escuela. Utilizamos la experiencia en el equipo de IT, así como los maestros expertos que habían sido entrenados mientras el entrenador de PS estaba en el sitio. Además, utilizamos las mañanas para PL y las sesiones extracurriculares para capacitar continuamente a los maestros y responder a sus inquietudes. Más allá de esto, estábamos fácilmente disponibles en nuestra oficina para maestros, estudiantes y padres. Tenemos una política de puertas abiertas en IT (esto es literal, cuando me uní al equipo, eliminé la puerta de nuestro espacio de trabajo). Con los estudiantes, realizamos sesiones en los primeros días de escuela para aclimatarlos al nuevo sistema. Con nuestros maestros sintiéndose cada vez más cómodos, naturalmente se convirtieron en el primer punto de contacto para los estudiantes. En cuanto a los padres, este fue el grupo más desafiante para mejorar. Esto se debe principalmente al hecho de que el contacto cara a cara puede ser un desafío. El primer obstáculo fue lograr que los padres establecieran sus nuevos inicios de sesión para el sistema. Sin entrar en todos los detalles, nos llevó 10 semanas después de ponerlo en marcha para que aproximadamente el 90% de los padres se registraran en el sistema. Sé que esto puede parecer mucho tiempo, pero este proceso viene después de las llamadas, correos electrónicos y sesiones en persona. Una vez que los tengamos en el sistema, el siguiente paso sería mejorarlos. Esto se realizó a través de múltiples sesiones diurnas y nocturnas, además de utilizar nuestro sitio web de PS / UC y llenarlo con recursos para padres, incluyendo impresión, diapositivas y videos.

Tan pronto como se tomó la decisión de pasar a PS, los tres que serían en gran parte responsables de PS / UC comenzamos a desarrollar nuestro propio plan de capacitación.
Tan pronto como se tomó la decisión de pasar a PS, los tres que serían en gran parte responsables de PS / UC comenzamos a desarrollar nuestro propio plan de capacitación.

Plan de acción

Al trabajar con una gran empresa como PowerSchool, que ha lanzado sistemas muchas veces, parte de nuestro plan de acción se ocupó de nosotros. Una vez que comenzamos a entrenarnos en el sistema y a configurar la base de datos, hubo registros semanales y una lista de verificación completa para seguir. La parte del plan de acción que desarrollamos fue el lanzamiento interno real. Esta es un área en la que creo que podríamos haber mejorado, y si alguna vez vuelvo a involucrarme en el cambio de sistemas, lo habría mapeado con más detalle. Siempre tuve un plan en mi cabeza sobre cómo se vería el despliegue, pero a menos que esto sea regular y se comunique claramente a todas las partes interesadas, pueden surgir obstáculos en el camino. Como mencioné anteriormente, hubo muchas sesiones para estudiantes, padres y maestros, pero habría presentado la hoja de ruta en detalle de antemano para que todos tuvieran una ventana a mi pensamiento. Ahora sé que esto habría reducido una gran cantidad de ansiedad.

Pensamientos finales

Si quiere irse con una idea de esta lectura, es que el sistema cambia = la gente cambia. Ya sea que el cambio sea en su departamento, división, escuela o distrito, siempre es un desafío. Las personas son seres complejos y aportan una gran cantidad de experiencias, ideas y expectativas a cualquier lugar de trabajo. Lo que usted, como líder o equipo de liderazgo, pueda considerar tan bueno para la organización, podría resultar problemático para las personas dentro de esa organización. Para agregar a esto, la mayoría de las personas son resistentes al cambio, porque tienden a operar en su zona de confort. Sabemos que las personas crecen más cuando podemos sacarlas de esta comodidad e interrumpir su pensamiento. Entonces, cuando se trata de cambiar, incluso si sabemos que es bueno para la organización y las personas que la integran, enfrentaremos cierta resistencia. Es por eso que es imperativo hacer su investigación, planificar en consecuencia, mejorar a sus empleados, proporcionarles los recursos necesarios y asegurarse de comunicarse con frecuencia sobre el cambio.

Este artículo está disponible y se puede acceder a él en inglés aquí.

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Ryan Persaud
Ryan hails from Toronto, Canada, and is currently working at the International School of Curitiba as the Director of IT (information technology) and Innovation. This is his 8th year of international teaching, and he also taught for 10 years in the public system in Ontario.

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